صيغة خطاب عرض سعر جاهزة: 8 نماذج للنسخ (خطاب، إيميل، واتساب، متابعة)

عرض السعر جاهز: بنود واضحة، إجماليات صحيحة، وتاريخ صلاحية. بقي أن ترسله. رسالة من كلمة واحدة («مرفق.») أو ملف PDF يُرمى في واتساب دون كلمة تُضيّع كل هذا الجهد. السطور القليلة حول عرض السعر هي التي تقرر هل يُفتح اليوم، أو يُحوَّل إلى صاحب القرار، أو يُنسى تحت عشرين رسالة أخرى.

فيما يلي ثمانية نماذج قصيرة للمواقف التي ترسل فيها عرض سعر أو تتابعه. انسخها واستبدل ما بين [الأقواس]، واحفظها في ملاحظاتك. كل نموذج قصير عن قصد؛ فالتفاصيل مكانها عرض السعر نفسه لا الرسالة. تحتاج عرض السعر أولاً؟ استخدم منشئ عروض الأسعار المجاني.

💡 نصيحة: يمكنك إنشاء فاتورتك في أقل من دقيقتين باستخدام صانع الفواتير المجاني، بدون تسجيل وبدون علامة مائية، وتنزيلها PDF بالعربي أو الإنجليزي.

قبل الإرسال: ثلاث قواعد

• اكتب الإجمالي ومدة الصلاحية في الرسالة نفسها. المشتري المشغول يقرر من المعاينة هل يفتح المرفق.
• اذكر مرجعه (رقم طلب عرض السعر، اسم المشروع، الموقع) ليسهل ربط رسالتك بطلبه.
• اختم بخطوة واحدة واضحة: التأكيد بالرد، أو إرسال أمر شراء، أو تحديد موعد معاينة.

1. خطاب عرض سعر رسمي

للشركات والجهات الحكومية والمناقصات، يُرفق مع عرض السعر خطاب رسمي قصير على ورق شركتك.

السادة / [اسم الشركة] المحترمين
عناية: [الاسم والمسمى الوظيفي]
التاريخ: [التاريخ]
الموضوع: عرض سعر رقم [QT-2026-018] لـ[نطاق العمل / الأصناف]

تحية طيبة وبعد،

بالإشارة إلى طلبكم بتاريخ [التاريخ]، يسرّنا أن نقدّم لكم عرض سعرنا رقم [QT-2026-018] لـ[وصف مختصر].

إجمالي العرض [55,039.00 ريال شاملاً ضريبة القيمة المضافة 15%]، ويشمل [أهم ما يشمله]، وهو صالح لمدة [15] يوماً من تاريخه. مدة التنفيذ/التوريد: [6 أسابيع من استلام الدفعة المقدمة].

يسعدنا الرد على أي استفسار أو زيارة الموقع لمراجعة التفاصيل معكم.

وتفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير،
[الاسم]
[المسمى]، [الشركة]
[الهاتف] · [البريد الإلكتروني]

2. إيميل مع عرض السعر مرفقاً

العنوان: عرض سعر QT-2026-018 – تشطيب فيلا، حي النرجس – صالح حتى 31 أكتوبر

الأستاذ [الاسم] المحترم،

شكراً لاستقبالنا في المعاينة بتاريخ [التاريخ]. تجدون مرفقاً عرض سعرنا رقم QT-2026-018 للتشطيب الداخلي للدور الأرضي.

الإجمالي: [55,039.00 ريال شاملاً الضريبة]
مدة التنفيذ: [6 أسابيع]
صالح حتى: [31 أكتوبر]

إذا كان كل شيء مناسباً يكفي الرد على هذا الإيميل للتأكيد، وسنحدد موعد البدء. ويسعدنا تعديل أي بند.

مع خالص التحية،
[الاسم] · [الهاتف]

3. رسالة واتساب

كثير من عروض الأسعار في الخليج تُرسل عبر واتساب. اجعل الرسالة قصيرة وأرسل ملف PDF لا صورة شاشة.

مرحباً أستاذ [الاسم]، حسب اتفاقنا هذا عرض السعر لـ[المواد / العمل] 👇
الإجمالي: [2,405.000 د.ك]، والتوصيل إلى [الموقع] خلال [3 أيام عمل].
الأسعار سارية [7 أيام]. أرسل «تم» ونجهّز الطلب.

في GCCInvoice يرسل زر واتساب عرض السعر كرابط PDF مع رسالة جاهزة، فيفتح العميل مستنداً مرتباً على هاتفه.

4. المتابعة بعد أيام

معظم عروض الأسعار الضائعة لا تُرفض بل تُنسى. متابعة مهذبة بعد يومين أو ثلاثة أيام عمل تضاعف فرصتك.

مرحباً أستاذ [الاسم]، أتمنى أن تكون بخير. أتابع معكم بخصوص عرض السعر رقم [QT-2026-018] المرسل بتاريخ [التاريخ]. هل لديكم أي استفسار أو ترغبون في تعديل شيء؟ علماً بأن الأسعار سارية حتى [التاريخ].

5. عرض سعر معدّل

عندما يغيّر العميل نطاق العمل أو يفاوض، أرسل نسخة جديدة برقم خاص واذكر بالضبط ما تغيّر.

الأستاذ [الاسم] المحترم،

حسب ما اتفقنا عليه، تجدون مرفقاً عرض السعر المعدّل رقم [QT-2026-018-R1]. التعديلات عن النسخة السابقة:
– [البلاط من توريدنا: + X ريال]
– [تقليل مساحة الأسقف إلى 100 م²]

الإجمالي الجديد: [المبلغ]. تحل هذه النسخة محل العرض QT-2026-018 وهي صالحة حتى [التاريخ].

مع خالص التحية،
[الاسم]

6. الرد على طلب عرض سعر أو مناقصة

السادة / إدارة المشتريات المحترمين،

المرجع: [طلب عرض سعر رقم 2026/145 – توريد مواد بناء]

يسرّنا تقديم عرض سعرنا رداً على الطلب المذكور أعلاه. التزمنا في عرضنا بأرقام البنود والكميات حسب طلبكم، والأصناف التي لا نستطيع توريدها مكتوب أمامها «غير مسعّر».

الإجمالي: [المبلغ]. التوريد: [الشروط والمدة]. الدفع: [الشروط]. الصلاحية: [30] يوماً.

مرفق السجل التجاري وملف الشركة، ونحن جاهزون لأي إيضاح.

وتفضلوا بقبول فائق الاحترام،
[الاسم، المسمى، الشركة]

ولعروض التوريد اطّلع على ما يجب أن تتضمنه في نموذج عرض سعر توريد.

7. تأكيد قبول عرض السعر

الأستاذ [الاسم] المحترم،

شكراً لموافقتكم على عرض السعر رقم [QT-2026-018] ولأمر الشراء رقم [رقم الأمر]. نؤكد [موعد البدء / التوريد بتاريخ].

وحسب الشروط المتفق عليها، تجدون مرفقاً فاتورة الدفعة المقدمة [30%].

مع خالص التحية،
[الاسم]

مع حساب مجاني يحوّل زر تحويل إلى فاتورة عرض السعر المقبول إلى فاتورة بنقرة واحدة. وفي السعودية والإمارات أصدر فاتورة ضريبية للدفعات المقدمة إن كنت مسجّلاً في الضريبة.

8. الاعتذار المهذب عن تقديم عرض

الأستاذ [الاسم] المحترم،

نشكركم على ترشيحنا لمشروع [اسم المشروع]. نعتذر عن تقديم عرض سعر هذه المرة لأن [جدولنا ممتلئ حتى ديسمبر / الأصناف خارج نطاق نشاطنا]، ويسعدنا تقديم عروضنا لمشاريعكم القادمة.

مع خالص التحية،
[الاسم]

الاعتذار المهذب يُبقي الباب مفتوحاً، أما الصمت فيغلقه.

نصائح لعنوان الرسالة

• ضمّن رقم المستند والمشروع أو الأصناف ومدة الصلاحية: «عرض سعر QT-2026-018 – توريد مواد، الجهراء – صالح حتى 20 أكتوبر».
• تجنّب عنوان «عرض سعر» وحده؛ فقد يكون لدى المشتري عشرة منها.
• استخدم العنوان نفسه عند المتابعة لتبقى المحادثة في سلسلة واحدة.

بالعربية أم بالإنجليزية؟

اكتب باللغة التي يراسلك بها العميل. الجهات الحكومية وكثير من شركات الخليج تتوقع العربية، والشركات الدولية تستخدم الإنجليزية غالباً. النسخة الإنجليزية من هذا الدليل تضم النماذج الثمانية نفسها بالإنجليزية، وتساعدك قائمة مصطلحات الفاتورة بالإنجليزي والعربي في المستندات ثنائية اللغة.

أسئلة شائعة

هل أكتب السعر في الإيميل أم في المرفق فقط؟

اكتب الإجمالي (وهل يشمل الضريبة) في الإيميل نفسه؛ فالمشتري يراه في المعاينة ويزيد احتمال فتحه للعرض.

متى أتابع العميل؟

بعد يومين أو ثلاثة أيام عمل من الإرسال، ومرة أخرى قبل انتهاء الصلاحية بقليل. متابعتان مهذبتان مقبولتان، أما خمس فلا.

هل تكفي الموافقة عبر الإيميل؟

في معظم الأعمال الصغيرة تُعد الموافقة الكتابية الواضحة عبر الإيميل أو واتساب دليلاً جيداً على الاتفاق. وفي المشاريع الكبيرة اطلب أمر شراء أو عقداً موقّعاً يشير إلى رقم عرض السعر.